PRAZO DE GUARDA DE DOCUMENTOS EMPRESARIAIS
- Marketing Varejo
- há 16 horas
- 2 min de leitura
Manter a guarda adequada de documentos empresariais é uma obrigação legal e uma prática essencial para proteger a empresa em fiscalizações, processos trabalhistas, previdenciários e auditorias.
Pensando nisso, reunimos abaixo os principais prazos e orientações sobre retenção documental.
DOCUMENTOS FISCAIS E TRIBUTÁRIOS
Notas fiscais, guias de impostos, declarações, livros fiscais e comprovantes de recolhimento.
PRAZO: 5 ANOS - contados a partir do primeiro dia do exercício seguinte ao fato gerador.
Documentos eletrônicos (NF-e, NFC-e, CT-e e XML).
PRAZO: 11 ANOS (Ajuste SINIEF nº 2/2025)
DOCUMENTOS SOCIETÁRIOS E JURÍDICOS
Contrato social, alterações contratuais, atas.
PRAZO: 10 ANOS
DOCUMENTOS PREVIDENCIÁRIOS, TRABALHISTAS E FGTS
Aviso prévio, pedido de demissão, TRCT
PRAZO: 2 ANOS (Art. 7º, XXIX, CF)
Contratos de trabalho, recibos de pagamento de salário, férias, benefícios e acordos de horas, cartões de ponto, atestados, processo eleitoral do CIPA, CAT, GRCS.
PRAZO:5 ANOS. Em caso de processo judicial ou fiscalização, os documentos devem ser mantidos até decisão definitiva (Art. 7º, XXIX, CF)
GPS, folhas de pagamento, comprovantes de contribuições e documentos relacionados a benefícios.
PRAZO: 10 ANOS
Documentos de saúde e segurança do trabalho (PPP, PPRA, PCMSO e laudos)
PRAZO: 20 ANOS, exigem guarda por períodos mais longos, pois podem ser solicitados para aposentadorias e benefícios (Portaria n° 3.214/78, NR 7)
Guias de Recolhimento do FGTS, GRRF e Informações à Previdência Social (GFIP)
PRAZO: 30 ANOS (Decreto n° 99.684/90)
Livros ou fichas de registro de empregados, Livros de ata da CIPA
PRAZO: indeterminado.
Baixe planilha completa dos fatos previdenciários, trabalhistas e FGTS
ORIENTAÇÕES E BOAS PRÁTICAS DE GUARDA DOCUMENTAL
Digitalizar documentos e manter backup em nuvem;
Os documentos digitais terão o mesmo valor probatório do documento original para fins de prova perante a autoridade administrativa em procedimentos de fiscalização, observados os critérios de integridade e autenticidade estabelecidos pelo artigo 2°-A da Lei n° 12.682/2012. (Ato Declaratório Interpretativo RFB n° 04/2019).
Nota: O fisco reitera por meio da Solução de Consulta Cosit n° 171/2020, assuntos IRPJ e CSLL, que a comprovação de despesas pode ser feita por meio de documentos digitalizados, não sendo necessária a guarda do papel quando o contribuinte atenda aos requisitos expostos no Decreto n° 10.278/2020 e Ato Declaratório Interpretativo RFB n° 04/2019.
Os arquivos digitais (principalmente XML de notas fiscais) devem ter backup próprio da empresa, armazenados em nuvem corporativa ou HD externo, independentemente do sistema ERP. Isso é essencial porque, em caso de troca de sistema, falhas técnicas, encerramento do fornecedor ou perda de acesso, a empresa continua com todos os documentos fiscais sob seu controle. Os XML são documentos obrigatórios em fiscalizações e auditorias;
Organizar por categoria (fiscal, trabalhista, previdenciária e societária);
Definir responsáveis e prazos internos de retenção;
Realizar descarte seguro somente após validação do prazo legal;
A guarda correta de documentos evita multas, reduz riscos e garante segurança jurídica para a empresa.
Nossa equipe está à disposição para orientar sua empresa na organização e definição da política de retenção documental mais adequada.
Atenciosamente,
Equipe Contábil
Comentários